原状回復のメール・チャットテンプレート集｜管理会社の業務を効率化
「この返信、前回も似たようなことを書いた気がする」——退去対応のたびに、イチから文章を組み立てている管理会社の担当者は少なくありません。業者への見積もり依頼、オーナーへの報告、入居者への精算書送付。一つひとつは短い文章でも、積み重なると無視できない業務量になります。
管理会社が原状回復の1件あたりに費やすコミュニケーション時間は、平均で1〜2時間です。退去件数が年間50件あれば、50〜100時間が「文章を書く作業」に消えている計算になります。テンプレートを整備することで、1件あたりのコミュニケーション業務を約70〜75%削減できます。年間50件の退去があれば節約できる時間は55〜93時間。担当者の稼働日換算で7〜11日分に相当します。
この記事では、原状回復に関わる6つのシーン別メール・チャットテンプレートをそのままコピペできる形でまとめます。各テンプレートの使いどころと応用時のポイントも合わせて解説します。読み終わった日から、原状回復のコミュニケーション業務を効率化できます。
シーン1：退去通知受領の返信テンプレート
退去通知を受けた直後の返信は、その後の手続きをスムーズに進めるための「情報収集メール」でもあります。1通で必要情報を揃えることが重要です。
テンプレート（メール・チャット共通）
件名：退去手続きについて（【物件名】【号室】）
【入居者名】様
退去のご連絡をいただき、ありがとうございます。
下記の内容で退去手続きを進めさせていただきます。
■ ご退去予定日 【退去日】
■ 退去立会いについて 退去当日（または前後）に、お部屋の状態確認（退去立会い）を行わせていただきます。 以下の候補日時でご都合をお知らせください。 ・【候補日時①】 ・【候補日時②】 ・【候補日時③】
■ 鍵の返却について 退去立会い完了後にお受け取りします。
■ ご用意いただくもの ・室内の清掃（通常の清掃状態でお引き渡しください） ・設備の取扱説明書・リモコン類（お手元にある場合） ・入居時にお渡しした鍵の全本数
■ 精算について 退去後に原状回復費用の精算書をお送りします。 （通常損耗はオーナー負担、借主の過失による損耗は借主負担となります）
ご不明な点はお気軽にご連絡ください。
【管理会社名】 【担当者名】 TEL：【電話番号】 MAIL：【メールアドレス】
使い方のポイント
このテンプレートの核心は「退去立会いの候補日時を3つ提示する」点です。候補を3つ出すことで、日程調整のやり取りを1往復で完結させられます。
チャットツール（LINEやSlack）で連絡する場合は、「■」見出しを省略してシンプルにまとめ、候補日時を箇条書きで伝えると読みやすくなります。
退去通知から立会いまでの全体フローは退去通知から精算までの流れ｜管理会社の退去対応マニュアルでまとめています。
シーン2：原状回復業者への見積もり依頼テンプレート
業者への見積もり依頼に必要な情報が揃っていないと、業者から確認の電話が来て手戻りが発生します。1通で「業者が見積もりを出せる状態」にすることを目標にします。
テンプレート（メール）
件名：原状回復見積もり依頼（【物件名】【号室】・退去【退去日】）
【業者名】御中
お世話になっております。【管理会社名】の【担当者名】です。
下記物件の原状回復につきまして、見積もりをお願いいたします。
■ 物件情報 ・物件名：【物件名】 ・住所：【住所】 ・号室：【号室】 ・間取り：【1K / 1DK / 1LDK など】 ・専有面積：【㎡】 ・築年数：【年】（または築【年】年） ・構造：【木造/RC/鉄骨など】
■ 退去情報 ・退去日：【年月日】 ・入居期間：【入居年月日】〜【退去年月日】（約【X】年【X】ヶ月） ・喫煙：あり / なし ・ペット：あり（【動物名】） / なし
■ 確認できている損耗箇所 ・【例：洋室クロスに穴あり（10cm×5cm程度）】 ・【例：キッチン床（CF）に油汚れ・変色あり】 ・【例：浴室の排水口につまりあり】 （立会い後に写真をお送りします）
■ 依頼事項 ・見積書は工種別・数量・単価を明記した内訳形式でお願いします ・完工希望目安：【年月日】までに完工希望 ・現地確認希望日：【候補日①】または【候補日②】
■ 見積もり提出期限 【年月日】までにご提出ください。
何かご不明点があればご連絡ください。よろしくお願いいたします。
【管理会社名】 【担当者名】 TEL：【電話番号】
使い方のポイント
業者への依頼で最も重要なのは「内訳形式で見積もりを出してもらう」という指定です。「一式○○万円」の見積もりはオーナーへの説明根拠になりません。依頼の段階から明記することで、内訳のない見積もりが来る確率を大幅に下げられます。
退去立会いを行う場合は、立会い後に写真をこのメールに添付するか、別途送付します。立会いのチェックポイントについては退去立会いの完全チェックリストを参考にしてください。
シーン3：オーナーへの見積もり報告テンプレート
オーナーへの見積もり報告は「費用の根拠をわかりやすく伝え、承認をスムーズに得る」ことが目的です。オーナーが知りたい「誰の負担でいくらか」を最初に示すことが重要です。
テンプレート（メール）
件名：原状回復費用のご報告（【物件名】【号室】・退去【退去日】）
【オーナー名】様
いつもお世話になっております。【管理会社名】の【担当者名】です。
【物件名・号室】の退去に伴う原状回復費用についてご報告いたします。
■ 費用概要
| 項目 | 金額 | 負担者 |
|---|---|---|
| 借主負担分（敷金精算） | 【¥XX,XXX】 | 入居者 |
| オーナー負担分 | 【¥XX,XXX】 | オーナー様 |
| 合計工事費 | 【¥XX,XXX】 |
■ 費用負担の根拠 国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に基づき、以下のとおり区分しました。
・【例：クロス張替え（入居者過失の穴補修）→借主負担】 ・【例：クロス張替え（経年劣化分・残存価値計算後）→オーナー負担】 ・【例：ハウスクリーニング（特約なし・通常損耗）→オーナー負担】
■ 詳細見積書 添付ファイルをご確認ください。工種別の単価・数量・金額を明記しています。
■ 工事スケジュール（予定） ・着工予定：【年月日】 ・完工予定：【年月日】 ・次期入居者募集開始可能日：【年月日】
ご承認いただける場合は、【期限】までにご返信ください。 ご不明な点やご質問があれば、遠慮なくお申し付けください。
【管理会社名】 【担当者名】 TEL：【電話番号】
使い方のポイント
オーナーにとって最大の関心事は「自分がいくら払うのか」と「いつ次の募集ができるか」の2点です。この2つを冒頭の表と工事スケジュールで先に示すことで、返信率と承認率が上がります。
費用負担の根拠説明を省略すると「なぜオーナー負担なのか」という問い合わせが来ます。ガイドラインの名前を明示するだけで、オーナーの納得感が大きく変わります。費用負担区分の詳細は原状回復の経年劣化ガイドライン完全解説で解説しています。
シーン4：入居者への精算書送付テンプレート
精算書の送付は、原状回復トラブルで最もクレームが発生しやすいシーンです。「なぜこの金額になるのか」の根拠を丁寧に示すことが、後のトラブルを防ぐ最大の予防策になります。
テンプレート（メール）
件名：退去精算書のご送付（【物件名】【号室】）
【入居者名】様
先日は退去立会いにご協力いただき、ありがとうございました。
退去精算書を作成しましたので、ご確認をお願いいたします。
■ 精算概要
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 敷金 | ¥【XX,XXX】 |
| 借主負担の原状回復費 | ¥【XX,XXX】 |
| ご返金額 | ¥【XX,XXX】（敷金 - 借主負担分） |
（※借主負担分が敷金を超える場合は「追加ご請求額」と記載）
■ 借主負担の内訳と根拠
国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」に基づき、以下の箇所を借主負担としています。
・【例：洋室クロスの穴補修（8,000円）→入居者の過失による損傷のため】 ・【例：クロス張替え費用の一部（4,400円）→入居2年の残存価値相当分】 ・【例：CF（クッションフロア）張替え（8,400円）→通常清掃で回復不可の油汚れ】
詳細は添付の「退去精算書」をご確認ください。
■ 返金・請求について ・ご返金の場合：【銀行名・支店名・口座種別・口座番号・名義人】をご連絡ください ・ご請求の場合：【年月日】までに下記口座へお振込みください 振込先：【銀行名・支店名・口座種別・口座番号・名義人】
■ 異議申立てについて 精算内容についてご不明な点や異議がある場合は、【年月日】までにご連絡ください。
【管理会社名】 【担当者名】 TEL：【電話番号】 MAIL：【メールアドレス】
使い方のポイント
このテンプレートで最も重要なのは「ガイドラインの名称を明記する」ことです。「国土交通省の原状回復ガイドライン」という言葉があるだけで、入居者の「不当に請求されている」という疑念が和らぎます。
異議申立ての期限（目安は送付から2週間）を明示することも重要です。期限がないと「いつまでも揉めている状態」が続くリスクがあります。精算書作成の詳細な手順は退去精算書の作り方と計算テンプレートで解説しています。
シーン5・6：工事完了報告とクレーム対応テンプレート
工事後のコミュニケーションには「完了報告」と「クレーム対応」の2つがあります。どちらも対応の品質がオーナー・入居者との信頼関係に直結する場面です。
シーン5：工事完了報告テンプレート
工事が完了した後の報告は、オーナーへの安心感の提供と次の入居者募集の開始確認を同時に行います。
テンプレート（メール）
件名：原状回復工事完了のご報告（【物件名】【号室】）
【オーナー名】様
いつもお世話になっております。【管理会社名】の【担当者名】です。
【物件名・号室】の原状回復工事が完了しましたのでご報告いたします。
■ 工事完了情報 ・完工日：【年月日】 ・施工内容：【クロス張替え・CF張替え・ハウスクリーニング など】 ・施工会社：【施工会社名】
■ 完工後の状態 添付写真にて仕上がりをご確認いただけます。 （着工前【XX】枚・完工後【XX】枚）
■ 次の入居者募集について 本日より入居者募集が可能な状態です。 募集条件やリフォームの追加についてご希望があれば、お知らせください。
■ 費用のご請求 確定した工事費用の請求書を別途お送りします。 （承認いただいた見積もり金額：¥【XX,XXX】から変動なし / 【変動があった場合は理由を記載】）
引き続きよろしくお願いいたします。
【管理会社名】 【担当者名】 TEL：【電話番号】
使い方のポイント
完了報告で欠かせないのが「次の入居者募集が可能な状態」という明示です。オーナーにとって空室期間は直接の収益損失で、「工事が終わった＝募集を始められる」という確認を報告メールに入れることで、オーナーが次のアクションをすぐ取れます。写真の枚数が多い場合は、クラウドストレージのリンク（Googleドライブ、Dropboxなど）を添付する形が実用的です。オーナーへの完了報告書の詳細な構成はオーナーへの原状回復報告書の書き方テンプレートで解説しています。
シーン6：クレーム対応テンプレート（初動）
退去精算についてのクレームや異議は、管理会社の担当者が最もストレスを感じる場面です。初動の返信で「誠実に受け止めた」という姿勢を示しつつ、感情的な応酬にならないよう文章でコントロールします。
テンプレート（クレーム初動・メール）
件名：Re: 退去精算についてのお問い合わせ（【物件名】【号室】）
【入居者名】様
ご連絡いただきありがとうございます。【管理会社名】の【担当者名】です。
退去精算の内容についてご不明な点があるとのこと、承りました。
ご指摘の「【クレームの要旨を要約：例：クロスの費用が高すぎる】」について、担当者が確認の上、改めてご説明いたします。
■ 対応の流れ
- 精算書・見積書・施工写真の内容を再確認します
- 【X日以内】に根拠をご説明する資料とともにご連絡いたします
今しばらくお時間をいただきますが、ご不安をおかけしていることをお詫び申し上げます。
ご不明な点があれば、遠慮なくご連絡ください。
【管理会社名】 【担当者名】 TEL：【電話番号】 MAIL：【メールアドレス】
クレーム対応のポイント：謝罪と事実確認を分ける
初動返信でやってはいけないのは「内容を確認しないまま謝罪する」ことです。「申し訳ありませんでした」と先に謝ってしまうと、後で根拠を説明しても「一度は認めたはず」と主張されるリスクがあります。
「ご不安をおかけしていること」への遺憾の表明と、「費用算定が間違っていること」への謝罪は、明確に区別して使います。
クレームへの具体的な対応方法や根拠の示し方については入居者クレームへの初動対応と解決フローで解説しています。
テンプレート活用と、さらなる効率化の2つの方向性
6つのテンプレートを整備することで、管理会社のコミュニケーション業務は大幅に効率化されます。ただ、テンプレートの適用にも一定の判断と手間は残ります。正しく使うコツと、コミュニケーション業務そのものを外部化する選択肢を整理します。
テンプレート活用の3つの注意点
定型文のコピペに終わらせない。 テンプレートはあくまで「出発点」です。物件の状況、オーナーの性格、入居者との関係性によって文章の調整が必要な部分があります。長期入居のオーナーや感情的になりやすい入居者には、定型文よりも個別化された言葉の方が効果的な場面があります。
【】の差し込み漏れを必ず確認する。 テンプレートの【】部分は送信前に必ず全て差し替えてください。「【物件名】様」「【電話番号】」がそのまま残った状態で送信するケースは実際の現場で起きています。差し込みチェックをルーティン化することで防げます。
チャットとメールでトーンを使い分ける。 LINEやSlack等のチャットツールではメールほど丁寧な文体は不要です。管理会社と入居者・業者の関係性に合わせてよりシンプルな言葉に整えてください。読みやすさが返信率に直結します。
原状回復業務のDX化・デジタルツールの活用については原状回復業務のDX化｜管理会社の業務効率化を実現する方法でも詳しく解説しています。
LinK連携でコミュニケーション業務そのものをなくす
テンプレートを使ってもなお「毎回確認して送信する作業」は残ります。さらに効率化したい管理会社さんに、LinKとの連携で実現できる状態を紹介します。
原状回復業者への見積もり依頼・発注・進捗確認・完了検査のやり取りをLinKが担います。管理会社さんがやることは「退去物件の情報を1回伝える」だけです。協力会社60社以上のネットワークを工種別に使い分けているため、1社に依存するリスクもありません。施工中の写真報告と完了報告は、そのままオーナーへ転送できる形で作成します。工種・数量・単価を明記した内訳付きの見積書も標準で発行するため、管理会社さんがオーナーに送る際の加工・編集が不要です。
社員2名と協力会社60社以上の体制で、関東一都三県（東京・千葉・埼玉・神奈川）の案件に対応しています。原状回復の進捗報告の仕組みの詳細は原状回復の進捗報告システム｜管理会社の報告業務を自動化でまとめています。
よくある質問
Q1. テンプレートを使うと、かえって不自然に見られませんか？
A. テンプレートの使用は相手にはわかりません。問題になるのは「個別事情が反映されていない内容」が送られてきたときです。【】の差し込み箇所を正しく埋め、物件や相手の状況に合わせて1〜2文を個別に追加するだけで、十分にパーソナルな印象になります。テンプレートは「空欄から作らなくていい」ことが最大のメリットです。
Q2. 業者への見積もり依頼は電話の方がよいですか？
A. 緊急性が高い場合や関係が深い業者に対しては電話が有効ですが、基本的にはメール（またはチャット）の方が業務効率は上がります。理由は、物件情報・間取り・損耗箇所が文字で残ることで、業者が確認のための電話を折り返す必要がなくなるからです。「電話で頼んで、後からメールで情報を補足する」という二度手間を防ぐためにも、最初からメールで依頼する習慣にすることをお勧めします。
Q3. 入居者からクレームが来たとき、直接電話した方がいいですか？
A. クレームの種類によります。「感情的になっている」「内容が緊急」という場合は電話で初動対応する方が収束が早いケースがあります。ただし、費用の根拠説明や負担区分の合意に関わる内容は、必ずメール（文書）でも残してください。口頭のやり取りだけでは「言った・言わない」になりやすく、後のトラブルに発展するリスクがあります。クレーム対応の詳細は入居者クレームへの初動対応と解決フローを参考にしてください。
管理会社の原状回復業務における時間のロスは、「毎回ゼロから書く文章」に集中しています。6つのテンプレートを自社の標準フォーマットとして整備するだけで、コミュニケーション業務の70%以上を削減できます。
原状回復の連絡・進捗報告はLinKに任せると、管理会社側の作業はメール転送1本で完結します。関東一都三県の管理会社さま、まずは1案件からお試しください。
株式会社LinK / 代表取締役 吉野 博 原状回復・リフォーム・リノベーション 関東一都三県対応（東京・千葉・埼玉・神奈川） HP: https://link-8.jp お問い合わせ: 03-6825-2464